弊社の「営業」と「内勤」を繋ぐ「帰社予定表」。一枚のボードを中心として問題点をとことん改善していく。

「地味に見えるけど影ではいろいろやってるんだよ（´・ω・） 」という類のお話です。

営業と内勤を繋ぐ「行動予定表」

弊社事務所にひっそりと鎮座する「帰社予定表」（自作）。

 

 

商談に伺う先、納品へ向かうルート等、社員各自の動きを把握するための大事なツールです。

 

 

 

 

社内への導入を検討した際、一般的な既製品を購入しかけましたが痒いところに手が届かない点が多かったため断念。

 

 

いつもの流れで弊社の行動スタイルに合わせた予定表をデザインして自作。

 

 

何度かのアップデートを重ねて現在に至ります。

 

 

 

改善されない問題点

 

「帰社予定表」を導入してしばらく経ちますが、

 

「行き先と帰社時間を記載する」という行動がなかなか定着しません･･･

ﾋﾞｷﾋﾞｷ (#ﾟДﾟ) ﾅﾝﾃﾞ記載ｾﾝﾉｼﾞｬ ｺﾞﾙｧ !!

 

 

記載漏れが頻繁に起こるため、

 

「○○さんどこに行ったか知ってる？！」

 

といった内容の会話が社内に飛び交います。

 

 

 

 

さすがに「これってどうなの？」と疑問に思うことが増えてきたため、本気の改善に向けて試行錯誤してみました。

 

 

 

現時点での問題点

具体的に困っている点は以下2点。

 

 

【1】行き先 / 帰社予定 の「書き込み」が定着しない

【2】「書き込み」は行われても帰社後に消されない

 

 

とりあえず「ツール」として全く成立していない現状に目頭が熱くなります。

 

 

(´Д`)／「社員各自が意識して書き込むように！」

 

と、声を大きくして指示するのが一番簡単な方法にも思えますが、根本的な問題を見つけ出して解決しない限り、事態の改善には繋がらない気がします。

行動面よりもシステム面を疑う方向から攻めた方が解決への糸口が見つかるのでは？と考えました。

 

 

 

手始めに観察してみる

 

とりあえず「帰社予定表」を使用するに至るまでの行動をじっくりと観察。

まずは「部屋から外へ出て行く」場合。

 

 

ドアを開けると同時に「帰社予定表」が目に入るため、急いでいる状態でない限りは「書き込む」ことは行えそうです。

何度か「意識すること」を促せば習慣化させることは可能と考えました。

 

 

次に「外から部屋に入ってくる」場合。

ドアを開けて事務所に入室。

 

 

「帰社予定表」が視界から完全に逆方向になっています。

 

「ドアを開けて部屋に入る行動」を無意識に行っているため、「予定表の文字を消すぞ！」と強い意識を持たない限りは完全にスルーしたまま。

再び書き込む状態に至るまでは記憶の片隅にも残っていません。

 

 

これは･･･　盲点でした。

 

あまりに単純かつ当たり前過ぎる事として気にも留めてなかったという事実。

 

システム面を疑う視点で見ることで、今まで見えなかった問題が浮き彫りになりました。

 

 

 

 

今後に向けての改善プラン

「ストレス無く、自然な流れで書き込むには？」を徹底的に考え、修正プランは「3つ」に絞られました。

 

 

【その1】

「帰社予定表」を90度回転させる。

向きを変更することで部屋から「出入りする」どちらの方向からも常に視界に入るよう再設置します。

 

 

 

【その2】

「車の鍵置き場」を新設する。

（※写真は簡易的に作ったサンプル品）

主に「営業チーム」に活用して欲しいので、使用する車の鍵を「予定表」に限りなく近い場所へ設置します。

こうすることで自然と体が向き合うことになるため、書き込む行動の習慣化を補助できるのではないか？と考えました。

 

 

 

【その3】

書き込み / 消去時のストレス軽減

現行の予定表は書き込む欄が若干小さいため、文字を書くにもちょっとしたストレスを与えていました。

この機会にサイズを大きく変更します。

 

 

また、「キャップを外す → 書く→ キャップを差して戻す」一連の行為を簡略化して書き込めるよう、ペンの着脱にも工夫したいと考えました。

 

 

 

改善する箇所まとめ

 

【1】帰社予定表の位置変更

【2】車の鍵置き場の新設

【3】書き込み/消去時のストレス軽減

 

その他、社員がワクワクするような要素の追加（← 割と大事）。

 

 

時間をかけて考えることで問題点がクリアになり、具体的な行動がとれるようになりました。

 

 

次回はもろもろの問題点を改善するためのもの作りターンを開始します！